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Pegando a onda RPA? Como?


RPA - Robotic Process Automation, parece ser uma das ondas mais visíveis e ao alcance das empresas quando se fala em adotar uma das novas tecnologias. Ela é mais fácil de entender e adotar rapidamente do que qualquer outra das tecnologias emergentes - inteligência artificial, máquinas que aprendem, internet das coisas, ciência de dados. Com uma ou duas experiências já se vê como funciona. Em geral, tem baixo impacto nas estruturas de TI existentes. Nada mau.

Com RPA os negócios vislumbram rapidamente que podem economizar tempo e dinheiro, aumentar a produtividade e a qualidade delegando trabalho manual e repetitivo para robôs de software. É a vez da automação dos escritórios, em todos os segmentos de negócio. O Forrester estima que, em 2021, haverá mais de 4 milhões de robôs realizando tarefas de escritório, administrativas, de vendas e relacionadas. Segundo o Gartner o gasto com software RPA cresceu 63,1% e atingiu US$846 milhões e deve chegar a US$1,3 bilhões em 2019, sendo o tipo de software empresarial que mais cresce atualmente. Muito bom.

Ótimo, vamos ver um pouco mais. Grandes bancos, seguradoras e centros de serviços compartilhados já reportaram importantes reduções de custo e melhorias de qualidade. Em outros casos, o investimento em RPA está sendo efetivo? Há vários desafios a considerar, como a constatação de que, embora 30% dos trabalhos de escritório sejam repetivos e substituíveis por robôs, em menos de 5% dos casos eles representam tudo o que um funcionário executa em sua rotina. O Gartner revela que o foco tático e pontual de muitos projetos RPA melhoram a qualidade e produtividade em tarefas, porém param muitas vezes nas pequenas melhorias sem conseguir escalar, sem melhorar a eficiência dos processos fim-a-fim, ou sem reduzir custos como planejado. E que a proliferação de ferramentas e opções de automação e inteligência artificial continua introduzindo curvas de aprendizado mais difíceis do que inicialmente pensado e confusão em torno do termo RPA e seus benefícios. Estima-se ainda que 50% das oportunidades de automação não estão sendo aproveitadas, por desconhecimento dos processos e dificuldades na adoção de RPA para além do óbvio. Isto sem falar nas tentativas de uso inadequado dos robôs em tarefas complexas como se eles fossem tão inteligentes como os humanos - não, eles ainda não são. Então temos também alguns problemas que poderiam levar sua jornada RPA a ser só uma nova onda a deixar mais uma tranqueira na caixinha de ferramentas.

Uma organização, pelo menos uma não-gigante, deve procurar um caminho que leve à utilização de RPA como verdadeira aliada da transformação. Aqui uma das chaves é entender que um robô de software é um novo membro do time que trabalha em conjunto com seus funcionários, liberando-os para tarefas de maior valor agregado. Pense o que seus melhores recursos humanos podem fazer com os robôs executando com eles- ou por eles - as tarefas repetitivas ainda mais rapidamente, com alta qualidade, muitas vezes em qualquer horário. Dá para imaginar aumento de receita? Ótimo, trabalhe no curto prazo e com isso em mente. Prepare seu pessoal para receber os robôs, o que significa identificar tarefas para eles, "treiná-los", supervisioná-los, idear as novas tarefas para si mesmos e demandar capacitação no que for necessário.

Deve-se traçar um roteiro para RPA, onde se quer chegar com essa tecnologia, onde ela se encaixa no contexto dos processos atuais e da evolução deles. Pensar cada etapa, elaborar o Business Case e comunicar o direcionamento a toda a organização. Tenha em mente o ciclo de implantação e "vida" dos seus robôs.

Envolva TI desde o princípio. RPA é uma das tecnologias mais voltadas para o negócio, mas o pessoal de TI é quem queremos ao lado quando se trata de escalar qualquer tecnologia. Formalize times conjuntos, negócio mais TI. Obtenha ajuda externa, garantindo ao seu pessoal as habilidades necessárias - como as citadas acima - para que possam criar, manter e evoluir suas automações e seus processos. 

Tenha em mente que RPA não substitui a gestão de processos, é uma aliada poderosa dela. Se você não gerencia, nem redesenha seus processos quando necessita, RPA não fará esta mágica. Aliás, sempre questione se a nova automação realmente vai melhorar seu processo fim-a-fim. Um robô fora do contexto pode passar a fazer a mesma tarefa desnecessária mais rapidamente. Às vezes isso ajuda até que você possa trabalhar para melhorar o todo, mas que seja uma escolha consciente. Esse pecado eu já cometi. Aliás, note que uma ferramenta de gestão de processos inovadora já deve permitir indicar se as tarefas são executadas por humanos e/ou robôs. 

Finalmente, qual das várias opções de software escolher? Aqui a notícia não muito boa é que é bem possível que um único software não resolva todas suas necessidades de automação. Considere ainda que em alguns casos uma interface bem-feita, um sistema especialista, ou um algoritmo inteligente podem fazer o serviço melhor que um robô repetitivo de lógica. Nas ferramentas para RPA, procure algumas características: infraestrutura de plataforma que trabalhe com vários cenários de automação e resposta rápida à mudança; intuitiva e concebida para o usuário de negócio; ofereça controle e monitoramento; executável em qualquer aplicativo e sem obrigatoriedade de integração; escalável na capacidade e flexível na alocação da demanda para os robôs; que junte RPA e automação de desktop. Além disso, uma ferramenta com descoberta automática de oportunidades de automação pode ser um tesouro com grande diferencial para chegar além do mais óbvio, com mais rapidez na adoção e melhores resultados.

Então? De que jeito sua organização vai encarar esta onda? Conte-nos comentando e fale conosco sobre o seus cenários, ou para saber mais sobre nós e sobre ARIS RPA, a solução da Software AG e Kryon, com que estamos trabalhando.

Referências:   

Forrester report “The RPA Market Will Reach $2.9 Billion By 2021".

Gartner report "Robotic Process Automation: 8 Guidelines for Effective Results"

Robotic Process Automation at Software AG

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